به دفترچه راهنمای جامع و آسان کاربری سیآرام سیمین خوش آمدید!
این دفترچه راهنما به صورت کاملاً غیرفنی و برای استفاده ساده صاحبین کسبوکار، مدیران، منشیها و پرسنل مجموعهها نگارش شده است. هدف ما این است که بدون درگیر شدن با مفاهیم سخت برنامهنویسی، تنها با مطالعه این بخشها، به راحتی بر منوها و امکانات نرمافزار مسلط شوید و مدیریت مشتریان خود را متحول کنید.
رویکرد کلی سیستم سیآرام سیمین
تمام منوها، دکمهها و گزینههایی که در بالای صفحه و سمت راست داشبورد مشاهده میکنید، شما را در یک مسیر ساده یاری میدهند: از لحظه ورود اولین تماس مراجع (به عنوان سرنخ)، تا ثبت مشخصات، رزرو نوبت، پاسخ به تیکتها، صدور فاکتور فروش، و در نهایت تماشای آمار رشد درآمد سازمان شما در بخش گزارشات تصویری.
۲. مدیریت مشتریان و کاریز فروش (مخاطبین)
یکی از اصلیترین بخشهای سیستم، پرونده هوشمند مشتریان است. برای ورود به این بخش، از منوی سمت راست گزینه «مشتریان» یا «لیست مخاطبین» را انتخاب کنید.
نحوه ثبت مشتری جدید:
کافیست در بالای صفحه روی دکمه سبز رنگ «+ افزودن مخاطب جدید» کلیک کنید. در پنجره باز شده اطلاعات زیر را پر کنید:
- نام و نام خانوادگی: نام مراجعهکننده حقیقی یا شرکت حقوقی.
- تلفن همراه اصلی: شماره موبایلی که پیامکهای اطلاعرسانی برای آن ارسال خواهد شد (سیستم به طور خودکار از ثبت شمارههای تکراری ممانعت میکند تا فایل اطلاعات شما منظم باقی بماند).
- تلفنهای دوم و ثابت: شمارههای اضطراری یا شماره محل کار مراجع.
- تاریخ تولد: تاریخ تولد مشتری به صورت شمسی (جهت ارسال پیامک تبریک تولد اتوماتیک در مناسبتها).
- مرحله فروش (کاریز): مشتری خود را در یکی از مراحل فروش قرار دهید:
- سرنخ اولیه: مشتری تازه آشنا شده که هنوز خریدی نکرده است.
- مذاکره: در حال گفتگو با مراجع برای فروش یا ارائه خدمات هستید.
- پیشنهاد مالی: پیشفاکتور برای مشتری صادر شده است.
- قرارداد نهایی: مشتری با موفقیت خرید خود را ثبت کرده است.
- مشتری وفادار: خریدهای مکرر دارد و جزو مراجعین ویژه شماست.
- برچسبها (تگها): اختصاص دستهبندیهایی مانند «خریدار عمده»، «بیمارVIP» یا «نیاز به پیگیری ویژه» برای فیلتر کردنهای بعدی.
فیلتر و جستجوی پیشرفته:
در بالای جدول مخاطبین، میتوانید با انتخاب کارشناس مسئول، برچسبهای خاص یا وضعیت مرحله کاریز فروش، فوراً به لیست مراجعین هدف دست یابید و برای آنها پیامک گروهی ارسال کنید یا سوابق پیگیری آنها را مدیریت نمایید.
دکمه میانبر افزودن سریع با پیشفرضهای هوشمند:
در بالای تمام صفحات لیستها (مانند لیست فاکتورها یا فعالیتها)، یک دکمه «+ افزودن» وجود دارد. با کلیک روی آن، فرم جدید به طور خودکار فیلترهایی که در صفحه جاری اعمال کرده بودید (مثل نام مشتری یا کارشناس) را شناسایی کرده و فیلدها را پیشفرض پر میکند تا نیازی به تایپ مکرر نباشد.
مشاهده تمام فعالیتهای مشتری:
با کلیک بر روی دکمه فعالیتها در پروفایل هر مشتری، لیستی جامع از تمامی اقدامات شامل تماسها، جلسات، نوبتها و تیکتهای پشتیبانی مربوط به آن شخص فارغ از وضعیتشان نمایش داده میشود تا هیچ سابقهای از قلم نیفتد.
۳. مدیریت فعالیتها، وظایف و تیکتهای پشتیبانی
برای این که هیچ کاری در مجموعه شما فراموش نشود، از منوی «فعالیتها» یا «وظایف و پیگیریها» استفاده کنید. هر تعاملی با مشتری باید در این بخش ثبت شود.
انواع فعالیتهای قابل ثبت در سیستم (پنج دسته کلیدی):
- تیکت (پشتیبانی کتبی): گفتگوها و درخواستهای مکتوبی که از سوی مشتری (مثلاً از طریق باشگاه مشتریان یا رباتهای پیامرسان) دریافت میکنید و میتوانید به همراه فایل ضمیمه به آنها پاسخ دهید.
- تماس تلفنی: ثبت خلاصه تماسهای برقرار شده یا تنظیم یادآوری برای زنگ زدن به یک مشتری در روز و ساعت مشخص.
- جلسه: تنظیم قرارهای ملاقات حضوری یا جلسات کاری و قراردادها.
- وظیفه کاری: کارهای اداری داخلی مجموعه که به پرسنل ارجاع داده میشود.
- نوبت / ویزیت: رزرو نوبتهای تخصصی کلینیکها، دفاتر مشاور و آژانسهای خدماتی.
چرخه وضعیت فعالیتها:
با پیشرفت کارها، میتوانید وضعیت هر فعالیت را تغییر دهید:
- انجام نشده (Pending): کارهای جدید و معلق.
- در حال پیگیری (In Progress): کارهایی که در حال حاضر روی آنها تمرکز دارید.
- راکد (Idle): کارهایی که موقتاً متوقف شدهاند.
- انجام شده (Complete): کارهایی که با موفقیت پایان یافتهاند و آرشیو میشوند.
پر شدن خودکار و هوشمند فیلدها:
هنگام تغییر نوع فعالیت، دپارتمان، محصول یا مراجع در فرم، سیستم به طور خودکار عنوان و توضیحات پیشفرضی را تولید میکند تا سرعت ثبت شما افزایش یابد. البته هر زمان که مایل باشید میتوانید این توضیحات را به صورت دستی ویرایش یا تکمیل کنید و سیستم ویرایش دستی شما را کاملاً حفظ خواهد کرد.
۴. تقویم هفتگی و جدول زمانبندی نوبتها
سیستم سیمین مجهز به یک سیستم نوبتدهی و رزرو زمان فوقالعاده کارآمد است که تداخل زمان جلسات یا نوبتهای کلینیکی شما را به صفر میرساند.
۱. جدول زمانبندی بصری ۱۵ دقیقهای:
هنگام ثبت یا ویرایش یک «جلسه» یا «نوبت / ویزیت»، یک جدول رنگی و بسیار زیبا به شما نمایش داده میشود که زمانهای یک روز کاری را به بلوکهای ۱۵ دقیقهای تقسیم کرده است:
- بلوکهای خالی به معنی آزادی وقت هستند و با یک کلیک روی آنها، زمان به صورت خودکار در فیلد ساعت نوبت مراجع قرار میگیرد.
- بلوکهای پر به رنگ دیگر درآمدهاند و با قرار دادن ماوس روی آنها، میتوانید مشخصات و نام مشتریانی که قبلاً آن ساعت را رزرو کردهاند مشاهده کنید.
- این ابزار به صورت هوشمند از ثبت تداخل برای یک کارشناس، یک دستگاه یا یک دپارتمان خاص جلوگیری کرده و با بررسی هوشمند ظرفیتها، مانع رزرو دوباره یک ساعت خاص میشود. در عین حال، هنگام ویرایش یک نوبت، خود نوبت جاری به عنوان تداخل با خودش شناسایی نمیشود تا ویرایش اطلاعات بسیار آسان و بدون خطا باشد.
۲. تقویم هفتگی افقی روی صفحه اصلی:
در صفحه پیشخوان اصلی شما، یک تقویم هفتگی افقی با تاریخهای شمسی قرار دارد که وضعیت نوبتها و قرارهای هفته جاری را نمایش میدهد:
- با دکمههای ناوبری چپ و راست میتوانید به هفتههای قبل یا بعد بروید.
- با کلیک روی روزهای خاص در این تقویم، فرم ثبت نوبت جدید بلافاصله باز شده و تاریخ آن روز به طور خودکار در فرم تنظیم میگردد تا از هرگونه اشتباه در انتخاب تاریخ جلوگیری شود.
۵. سیستم پیامک و صندوق خروجی (ارتباطات)
هر زمان که بخواهید پیامکی به مراجعین بفرستید، سیستم آن را در منوی «ارتباطات» یا «صندوق خروجی» ثبت میکند تا بتوانید روند تحویل آن را رصد کنید.
معنی وضعیتهای مختلف در صندوق خروجی پیامها:
- خطا در ارسال (سرخرنگ): پیام به دلیل اتمام شارژ پنل پیامکی یا بروز قطعی موقت در شبکه مخابرات ارسال نشده است.
- در صف ارسال (نارنجی): پیام شما ثبت شده و سیستم در حال قرار دادن آن در صف پردازش برای ارسال است.
- ارسال شده (سبز رنگ): پیام با موفقیت از سیستم خارج و به دست مخاطب رسیده است.
حالت ارسال فوری (پیامهای اضطراری):
اگر تمایل دارید پیامی فوراً و بدون نوبت در صف به مراجعین برسد، دکمه «ارسال فوری» را بزنید. توجه داشته باشید برای حفظ سلامت پنل و جلوگیری از اسپم، ارسال فوری محدود به حداکثر ۱۰ مخاطب همزمان است و برای تعداد بالاتر باید از صف معمولی ارسال پیامک استفاده کنید.
۶. فاکتورها، محصولات و درگاه پرداخت آنلاین
برای پیگیری مالی مراجعین، از منوی «امور مالی» گزینه «فاکتورها و سفارشات» را باز کنید.
امکانات بخش فاکتور:
- شناسایی و پر شدن خودکار مشخصات مراجع: اگر فاکتور را از درون پرونده مشتری صادر کنید، کل اطلاعات هویتی، آدرس و مشخصات مالی مراجع به صورت هوشمند و بدون نیاز به تایپ مجدد، پیشفرض پر میشود.
- تنظیمات پیشفرض آسان: در فرم ایجاد فاکتور، به طور پیشفرض تعداد محصول روی ۱ عدد تنظیم شده و تاریخ پرداخت بر روی زمان کنونی قرار دارد تا صدور پیشفاکتور در سریعترین زمان ممکن انجام شود.
- درگاه پرداخت آنلاین: با صدور فاکتور، یک لینک پرداخت منحصربهفرد برای مشتری ایجاد میشود. مشتری با کلیک روی این لینک به درگاه بانکی متصل شده و پس از پرداخت وجه، فاکتور وی در سیستم سیآرام سیمین به طور خودکار به وضعیت «تسویه شده» تغییر یافته و پیامک تایید پرداخت برای او صادر خواهد شد.
۷. ابزارک شناور و تلفن دسترسی سریع (دستیار همهکاره کارشناسان)
در گوشه پایین سمت چپ صفحه کاربری شما، یک آیکون گرد و شناور به نام «دستیار دسترسی سریع» قرار دارد. این ابزار قدرتمند به شما اجازه میدهد بدون جابجایی بین صفحات مختلف سیستم، تمام کارهای روزمره خود را برای هر مشتری ظرف چند ثانیه انجام دهید!
جستجوی هوشمند و یکپارچه:
تنها کافیست بخشی از نام مراجع یا بخشی از شماره تماس او را در کادر جستجوی ابزارک بنویسید. سیستم به سرعت پرونده مشتری را پیدا کرده و آن را در کادر کوچک پایین ابزارک نشان میدهد.
تاریخچه هوشمند جستجوها و تماسهای اخیر:
این ابزارک مجهز به یک حافظه داخلی است که آخرین شمارههای جستجو شده یا مراجعینی که با شما تماس گرفتهاند را ذخیره میکند تا برای پیگیری مجدد، نیازی به تایپ دوباره شماره تلفن یا نام آنها نداشته باشید. حتی در صورت استفاده از اپلیکیشن موبایل، تماسهای دریافتی اخیر گوشی شما نیز به این لیست اضافه میشوند.
منوی عملیات ۱۱ گانه (بدون رها کردن صفحه فعلی):
به محض کلیک روی نام مشتری پیدا شده، ۱۱ دکمه جادویی برای شما ظاهر میشود تا کارها را بدون جابجایی صفحه انجام دهید:
تنظیمات شخصی سیستم تلفنی:
کاربران میتوانند در بخش تنظیمات کاربری خود مشخص کنند که مایلند تماسهای مستقیم از طریق سیستم تلفن ابری (تلفن نرمافزاری داخلی) برقرار شود یا به صورت عادی از طریق مرورگر/شمارهگیر گوشی تلفن همراه متصل به سیستم برقرار گردد. البته در صورتی که تنظیماتی اعمال نکرده باشید، ابزارک در حالت عمومی برای پیگیری و ثبت سریع پروندهها همواره فعال و در دسترس است.
۸. راه اندازی آسان رباتهای پیامرسان بله و تلگرام
سیآرام سیمین به صورت کاملاً بومی از دو پیامرسان محبوب بله و تلگرام پشتیبانی میکند تا مشتریان شما بتوانند از این بسترها با شما در ارتباط باشند.
راهاندازی با یک کلیک (اتصال زنده و خودکار):
اتصال رباتها در سیمین بسیار سادهسازی شده است. کافیست به منوی «تنظیمات سیستم» و بخش «تنظیمات ربات» بروید و روی دکمه آبی رنگ «ثبت خودکار پیوند ربات» کلیک کنید. سیستم یک پنجره جدید باز کرده و به صورت خودکار اتصال ربات شما به سرور سیمین را در کسری از ثانیه و بدون نیاز به هیچ دانش فنی برقرار میکند. این فرآیند مجهز به کدهای امنیتی منحصربهفرد است تا از هویت و اطلاعات مجموعه شما به طور کامل محافظت نماید.
دریافت خودکار شماره همراه تایید شده:
مشتریانی که وارد ربات بله یا تلگرام شما میشوند، میتوانند با زدن یک دکمه، شماره همراه تایید شده خود را به سیستم بفرستند. نرمافزار بلافاصله این شماره را شناسایی کرده و پرونده مشتری را متصل یا ایجاد میکند تا جلوی ورود اطلاعات فیک گرفته شود.
دریافت تصاویر و فایلها درون تیکتها:
مشتریان شما میتوانند علاوه بر ارسال پیام متنی در بله یا تلگرام، انواع تصاویر، عکس نسخهها، کاتالوگ، فایلهای فشرده یا اسناد متنی را در چت ارسال کنند. این فایلها به پرونده مشتری یا تیکت وی در سیمین الصاق میشود. تصاویر نیز برای افزایش سرعت بارگذاری شما، به طور هوشمند بهینه و فشردهسازی خواهند شد.
دکمههای تعاملی پاسخ زیر پیامها:
هنگام ثبت تیکت جدید از سوی مراجعین در بات، نوتیفیکیشن دریافتی شما در بله یا تلگرام شخصیتان شامل دکمههای ویژهای است:
- بستن تیکت: حل پرونده به صورت آنی و بدون نیاز به باز کردن پنل مدیریت.
- پاسخ مستقیم: ارسال جواب به مشتری مستقیماً از داخل چت بله یا تلگرام شخصی خودتان.
۹. دستیار پاسخگوی هوشمند هوش مصنوعی برای پشتیبانی مراجعین
شما میتوانید یک کارشناس مجازی هوشمند و خستگیناپذیر بر پایه هوش مصنوعی برای پاسخگویی به مشتریان خود استخدام کنید!
این سیستم چطور به شما کمک میکند؟
با تعریف یک «فعالیت خودکار» در منوی تنظیمات، میتوانید پاسخگویی به برخی دپارتمانها یا سوالات تکراری را به هوش مصنوعی بسپارید:
- آموزش هوش مصنوعی (پرامپت اختصاصی): در کادر تنظیمات میتوانید اطلاعات پایه شرکت، ساعات کاری، قوانین و قیمتها را به زبان ساده بنویسید تا هوش مصنوعی بر اساس لحن و قوانین دلخواه شما پاسخ دهد.
- جریان تریاژ و تصمیمگیری هوشمند:
- پاسخ مستقیم و بستن خودکار تیکت: در صورتی که سوال مشتری متداول باشد (مثل ساعت کار، آدرس یا قیمت)، هوش مصنوعی مستقیماً جواب داده و تیکت را خاتمه میدهد تا وقت باارزش پرسنل شما هدر نرود.
- ارسال به مدیر (نیاز به انسان): در صورتی که مشتری سوال پیچیدهای بپرسد یا عصبانی باشد، هوش مصنوعی موضوع را تشخیص داده، تیکت را باز نگه میدارد و موضوع را به عنوان یک کار معلق به کارشناسان انسانی ارجاع میدهد تا شما پاسخ را نهایی کنید.
۱۰. فرم ثبتنام باشگاه مشتریان و کدهای امنیتی کپچا
برای افزایش امنیت سیستم و جلوگیری از ثبتنامهای نامعتبر یا ورود رباتهای خرابکار به پورتال شما، فرم ثبتنام مشتریان مجهز به کدهای امنیتی تصویری (کپچا) پیشرفته است.
چگونه با فرم ثبتنام کار کنیم؟
- اعتبارسنجی دقیق: در زمان عضویت مشتری جدید، سیستم به صورت خودکار فرمت ایمیلها، یکسان بودن رمزهای عبور و تکرار آن را بررسی میکند تا از خطای انسانی کاربران ممانعت کند.
- تازهسازی آسان کپچا: در صورتی که خواندن حروف و اعداد تصویر امنیتی برای مشتری سخت باشد، کافیست روی خود تصویر کپچا یا دکمه «بروزرسانی تصویر» (با آیکون فلشهای چرخشی) کلیک کند تا فوراً تصویر جدیدی بدون نیاز به رفرش شدن کل صفحه برای او نمایان شود.
۱۱. کلیدهای میانبر جادویی صفحهکلید (مخصوص منشیها و کاربران حرفهای)
برای این که بدون استفاده از ماوس و با سرعت نور کارهای خود را در داشبورد انجام دهید، سیمین لیست زیر را از کلیدهای میانبر روی کیبورد شما آماده کرده است:
| کلیدهای ترکیبی کیبورد | عملیات در نرمافزار |
|---|---|
| Escape یا Alt + C | بستن فوری تمامی پنجرههای پاپآپ، لغو فرآیندها یا بستن مودالهای باز. |
| Ctrl + S یا Alt + S | ذخیره فوری فرم در حال ویرایش (کلیک هوشمند روی دکمه ذخیره). |
| Alt + D یا Alt + H | بازگشت فوری به صفحه پیشخوان اصلی داشبورد از هر جای نرمافزار. |
| F8 یا Alt + R | بهروزرسانی سریع آمار و ارقام تمام نمودارهای گزارشات بدون بارگذاری مجدد کل صفحه. |
۱۲. گزارشات و آمارهای تحلیل روند رشد کسبوکار
به عنوان صاحب کسبوکار، مهمترین ابزار شما برای تصمیمگیری، تحلیل آمارهای سازمان است. منوی «گزارشات و تحلیلها» ۵ نمودار مدیریتی حیاتی را با ظاهر گرافیکی زیبا به شما ارائه میدهد:
۱. روند درآمد در طول زمان
نمایش جریان ورود نقدینگی، مبالغ فاکتورهای صادر شده و تسویه شده در ماههای مختلف سال جهت بررسی دورههای اوج و افت فروش.
۲. سهم فروش محصولات
تحلیل این که کدام محصولات یا خدمات شما بیشترین سودآوری را داشتهاند و کدام کارشناس فروش سهم بیشتری در فروش آنها ایفا کرده است.
۳. منابع جذب سرنخها و تبلیغات
بررسی این که مشتریان شما بیشتر از چه طریقی با شما آشنا شدهاند (گوگل، شبکههای اجتماعی، بیلبورد یا معرفی همکاران) تا بودجه تبلیغاتی خود را هوشمندانه مصرف کنید.
۴. مقایسه کارکرد پرسنل و فعالیتها
نمودار مقایسهای حجم وظایف، جلسات و تماسهای پاسخ داده شده توسط کارشناسان پشتیبانی و فروش برای ارزیابی دقیق عملکرد تیمی.
۵. لیست وفاداری و ردهبندی مشتریان برتر
جدول ردهبندی مشتریان بر اساس تعداد فاکتورها و مبالغ پرداختی نهایی آنها، تا بتوانید مشتریان وفادار و طلایی خود را شناسایی کرده و کدهای تخفیف یا هدایای مناسبتی به آنها تقدیم کنید.
۱۳. کاریز فروش (قیف فروشگاهی و فرآیند جذب مشتری)
کاریز فروش یا همان قیف فروش، ابزاری بصری و قدرتمند برای ردیابی و هدایت مشتریان بالقوه از اولین لحظه آشنایی تا زمان خرید نهایی و تبدیل شدن به مشتری دائمی است. با این بخش میتوانید به راحتی بفهمید هر مشتری در چه مرحلهای از تصمیمگیری قرار دارد و کجای فرآیند فروش شما نیاز به بهبود دارد.
موارد استفاده و کاربردها:
- ردیابی وضعیت مشتریان: دستهبندی مراجعین بر اساس میزان تمایل و پیشرفت مذاکرات (مثلاً تماس اولیه، مشاوره حضوری، ارسال پیشفاکتور، یا عقد قرارداد نهایی).
- تخصیص هوشمند اولویتها: تمرکز کارشناسان فروش روی معاملاتی که در مراحل پایانی کاریز هستند تا سریعتر به نتیجه و سودآوری برسند.
- شناسایی نقاط ریزش فروش: تحلیل این که مراجعین بیشتر در کدام مرحله از خرید منصرف میشوند تا بتوانید فرآیندهای بازاریابی و قیمتگذاری خود را اصلاح کنید.
نحوه استفاده در سیستم:
- از منوی اصلی به بخش «کاریز فروش» مراجعه کنید. در این قسمت، مراحل مختلف فروش را به صورت ستونهای مجزا در کنار یکدیگر مشاهده میکنید.
- کارتهای هر مشتری حاوی اطلاعات کلیدی مانند نام، شماره تماس و آخرین یادداشت پیگیری است.
- برای جابجایی مراجعین بین مراحل مختلف، کافی است کارت مشتری مورد نظر را با ماوس بکشید و در ستون مرحله جدید رها کنید (امکان درگ اند دراپ راحت).
- هنگام افزودن یا ویرایش یک مخاطب نیز میتوانید مستقیماً از داخل فرم، وضعیت کاریز او را مشخص کنید تا در ستون مربوطه در این صفحه قرار گیرد.
۱۴. کوپن تخفیف و باشگاه مشتریان (ابزار وفادارسازی مراجعین)
باشگاه مشتریان و سیستم کوپن تخفیف، یکی از بهترین راهها برای تقدیر از مشتریان وفادار و ترغیب آنها به خریدهای مکرر است. با ایجاد پاداشها و جشنوارههای تخفیفی، حس ارزشمندی را به مشتریان خود هدیه دهید.
موارد استفاده و کاربردها:
- جشنوارههای مناسبتی و فصلی: تعریف کدهای تخفیف به مناسبت اعیاد، شب یلدا، سالگرد تاسیس مجموعه یا تولد مشتریان.
- ترغیب به اولین خرید: ارائه یک کوپن تخفیف خوشآمدگویی به اعضای جدیدی که به تازگی در باشگاه مشتریان ثبتنام کردهاند.
- پاداش وفاداری: اختصاص کدهای ویژه به مراجعین برتر که بر اساس گزارش وفاداری، بیشترین حجم خرید یا تعداد مراجعه را داشتهاند.
نحوه استفاده در سیستم:
- از منوی مدیریت به بخش «باشگاه مشتریان» و سپس «کوپنهای تخفیف» بروید.
- روی دکمه «+ ایجاد کوپن جدید» کلیک کنید.
- در فرم باز شده، نام کوپن و کد دلخواه خود (مثلاً Yalda1403) را وارد کنید.
- نوع تخفیف را مشخص کنید: درصدی (مثلاً ۲۰ درصد تخفیف روی کل فاکتور) یا مبلغ ثابت (مثلاً ۵۰ هزار تومان تخفیف).
- میتوانید برای کوپن خود سقف تخفیف، حداقل مبلغ خرید جهت فعال شدن، و تاریخ انقضا تعیین کنید تا تخفیفها کاملاً تحت کنترل مالی شما باشند.
- پس از ثبت، مشتریان میتوانند این کد را در هنگام پرداخت آنلاین فاکتور خود وارد کنند تا تخفیف به صورت خودکار اعمال و فاکتور تسویه گردد.
۱۶. پرداختها و تراکنشهای مالی
بخش پرداختها وظیفه ردیابی، ثبت و مدیریت تمام دریافتیها و جریانات نقدی ورودی به کسبوکار شما را بر عهده دارد. با ثبت دقیق هر تراکنش، مغایرتهای مالی مجموعه شما به صفر میرسد.
موارد استفاده و کاربردها:
- تسویه فاکتورهای مشتریان: ثبت مبالغ نقدی، کارت به کارت، چکها یا پرداختهای پوز بانکی که مشتریان بابت خرید خدمات یا کالا انجام میدهند.
- تایید خودکار پرداختهای آنلاین: ثبت خودکار تراکنشهایی که مشتری از طریق لینک پرداخت آنلاین و درگاه بانکی تسویه کرده است.
- شفافیت حسابهای کارشناسان: ردیابی مبالغی که هر کارشناس فروش از مراجعین خود دریافت کرده است برای محاسبه دقیق پورسانتها.
نحوه استفاده در سیستم:
- از منوی مالی به بخش «لیست پرداختها» بروید تا کلیه تراکنشهای موفق، معلق و ناموفق را با جزئیات کامل مشاهده کنید.
- برای ثبت دستی یک پرداخت جدید، روی دکمه «+ ثبت پرداخت جدید» کلیک کنید.
- مشتری مورد نظر و فاکتور مربوطه را انتخاب کرده، مبلغ تراکنش، تاریخ پرداخت و روش واریز (کارت به کارت، پوز، نقدی و...) را ثبت نمایید.
- همچنین میتوانید رسید پرداخت (عکس فیش واریزی) را به تراکنش ضمیمه کنید تا سوابق مالی کاملاً مستند باشند.
۱۷. محصولات و خدمات (کاتالوگ فروش مراجعین)
در این بخش میتوانید کاتالوگی منظم از تمام کالاها، خدمات، دورههای آموزشی یا پکیجهای درمانی که در مجموعه خود به مشتریان ارائه میدهید تهیه کنید. این کار سرعت صدور فاکتور را چندین برابر میکند.
موارد استفاده و کاربردها:
- یکسانسازی قیمتها: جلوگیری از بروز خطای پرسنل در اعلام قیمتها به مشتری با تعریف نرخهای مشخص و رسمی.
- تسهیل صدور فاکتور: اضافه کردن سریع ردیفهای کالا یا خدمات به پیشفاکتور تنها با انتخاب نام محصول از لیست کشویی.
- تحلیل فروش محصولات: بررسی این که کدام کالاها یا خدمات شما پرفروشتر بودهاند و سهم بیشتری در درآمد شرکت داشتهاند.
نحوه استفاده در سیستم:
- از منوی کناری به بخش «محصولات و خدمات» بروید.
- روی دکمه «+ افزودن محصول جدید» کلیک کنید.
- اطلاعات اولیه مانند نام محصول، کد محصول، دسته بندی، توضیحات کوتاه و قیمت پیشفرض فروش را وارد نمایید.
- میتوانید وضعیت موجودی محصول یا فعال بودن آن برای استفاده در فاکتورها را نیز تعیین کنید.
- پس از ذخیره، این محصول در بخش صدور فاکتور و همچنین در فرمهای تعریف فعالیتها و پروندههای مراجعین جهت پیگیری تخصصی در دسترس خواهد بود.
۱۸. کاربران و کارشناسان فروش (مدیریت دسترسی پرسنل)
برای مدیریت کار تیمی و ارزیابی عملکرد کارکنان، باید برای هر یک از پرسنل، منشیها، پزشکان یا کارشناسان فروش خود یک حساب کاربری اختصاصی با سطح دسترسی مشخص تعریف کنید.
موارد استفاده و کاربردها:
- تقسیم کار عادلانه: ارجاع مراجعین جدید، تیکتها و وظایف پیگیری به کارشناسان مربوطه به طوری که هر فرد فقط کارهای خود را مدیریت کند.
- امنیت اطلاعات شرکت: محدود کردن دسترسی پرسنل به طوری که نتوانند اطلاعات حساس شرکت، لیست کل مشتریان، یا گزارشات مالی اصلی را مشاهده یا دانلود کنند.
- ارزیابی عملکرد: مشاهده حجم کار، تعداد تماسهای برقرار شده و میزان فروش موفق هر یک از کارشناسان به صورت مجزا در بخش گزارشات.
نحوه استفاده در سیستم:
- از منوی تنظیمات مدیریت به بخش «مدیریت کاربران و پرسنل» بروید.
- برای ثبت همکار جدید، روی دکمه «+ تعریف کاربر جدید» کلیک کنید.
- نام و نام خانوادگی، شماره موبایل (برای دریافت کدهای ورود و پیامکهای ارجاع کار) و آدرس ایمیل وی را وارد کنید.
- نقش سازمانی کاربر را انتخاب کنید (به عنوان مثال: مدیر ارشد، سوپروایزر، کارشناس فروش، منشی یا اپراتور پشتیبانی) تا سیستم به طور خودکار محدودیتهای دسترسی مناسب را برای او اعمال کند.
- کارشناس تعریف شده بلافاصله در فرمهای ارجاع وظایف، ثبت نوبت و انتساب مشتریان در سراسر پنل فعال و قابل انتخاب خواهد بود.
۱۹. دپارتمانها (ساختاردهی و بخشهای سازمانی شرکت)
دپارتمانها ابزاری برای شبیهسازی بخشهای مختلف شرکت شما (مانند فروش، پشتیبانی فنی، امور مالی، بخش درمان، یا کارگاه تخصصی) در محیط نرمافزاری هستند. این کار به هدایت درست مشتریان و کارهای آنها کمک شایانی میکند.
موارد استفاده و کاربردها:
- دستهبندی هوشمند وظایف: ثبت کارهای اداری و ویزیتها در دپارتمانهای مربوطه برای هماهنگی بیشتر پرسنل همان بخش.
- مسیریابی خودکار تیکتها: ارسال مستقیم درخواستهای مکتوب مشتریان از رباتها و باشگاه مشتریان به دپارتمان مربوطه (مثلاً سوالات فاکتور به دپارتمان مالی و سوالات گارانتی به دپارتمان پشتیبانی).
- سازماندهی گزارشات تیمی: مشاهده میزان بهرهوری و حجم کار ثبت شده در هر بخش به صورت مجزا.
نحوه استفاده در سیستم:
- از منوی تنظیمات سیستم، بخش «دپارتمانها و واحدها» را باز کنید.
- روی دکمه «+ افزودن دپارتمان جدید» کلیک کنید و نام دپارتمان (مثلاً پشتیبانی فنی) را بنویسید.
- میتوانید کاربران و کارشناسانی که در این بخش فعالیت میکنند را تیک بزنید تا عضو این دپارتمان شوند.
- هنگام ثبت یک وظیفه، نوبت یا تیکت، با انتخاب دپارتمان مربوطه، کار فقط برای پرسنل فعال در آن دپارتمان نمایش داده میشود تا از شلوغی میز کار سایر کارکنان جلوگیری شود.
۲۰. پیامها و الگوهای آماده ارتباطی (ارسال پیامک و شبکههای اجتماعی)
در این بخش، کلیه الگوها و قالبهای متنی پیامکها و پیامهای آماده برای مراجعین مدیریت میشوند. با این کار، پیامهای ارسالی همگی با لحنی یکپارچه، حرفهای و بدون غلط املایی برای مخاطب فرستاده میشوند.
موارد استفاده و کاربردها:
- قالبهای آماده پاسخ سریع: تعریف پاسخهای پرتکرار به مراجعین (مثل آدرس دقیق شرکت، شرایط گارانتی یا اطلاعات حساب بانکی) جهت ارسال سریع از طریق ابزارک شناور یا چت رباتها.
- پیامکهای اطلاعرسانی خودکار: تنظیم متن پیامک تایید نوبت، خوشآمدگویی، فاکتور صادر شده و تسویه حساب مالی.
- ارسال گروهی خبرنامهها: انتخاب یک پیام الگوی مصوب و ارسال آن به لیست فیلتر شدهای از مشتریان در کمترین زمان.
نحوه استفاده در سیستم:
- به منوی «ارتباطات» و بخش «الگوهای پیام آماده» بروید.
- روی دکمه «+ تعریف الگوی جدید» کلیک کنید.
- یک عنوان برای الگو بگذارید (مثلاً «خوشآمدگویی به مشتری») و متن آن را بنویسید.
- در متن پیامک میتوانید از کلمات هوشمند جایگزین (مانند [نام مراجع]، [نام کارشناس]، [کد فاکتور]) استفاده کنید. سیستم به صورت خودکار هنگام ارسال پیام به هر مراجع، نام و اطلاعات واقعی او را در متن قرار میدهد تا پیام کاملاً شخصیسازی شده باشد.
- این الگوها در ابزارک شناور، بخش ارسال پیامک مخاطبین و سیستم عملیات خودکار بلافاصله قابل بهرهبرداری خواهند بود.
۲۱. عملیات خودکار (اتوماسیون هوشمند و دستیار خودکار سیستم)
بخش عملیات خودکار، مغز متفکر اتوماسیون اداری شماست. با تنظیم سناریوهای مختلف در این بخش، کارهای تکراری و اداری روزمره به صورت هوشمند و بدون نیاز به دخالت دست پرسنل توسط سیستم انجام میشوند تا زمان کارکنان صرف کارهای مهمتر شود.
موارد استفاده و کاربردها:
- خوشآمدگویی خودکار: ارسال خودکار پیامک خوشآمدگویی به محض ثبت اطلاعات مراجع در سیستم.
- یادآوریهای هوشمند: ارسال پیامک یادآوری قرار ملاقات یا نوبت ویزیت به مشتری دقیقاً ۲۴ ساعت قبل از زمان نوبت او برای جلوگیری از فراموشی و کنسلی نوبتها.
- اتصال خودکار به هوش مصنوعی: تعریف قاعدهای که بر اساس آن تیکتهای ورودی به یک دپارتمان خاص (مثلاً دپارتمان سوالات متداول)، به دستیار پاسخگوی هوشمند هوش مصنوعی ارجاع داده شوند تا به صورت خودکار حل و فصل گردند.
- پیگیری فاکتورهای پرداخت نشده: ارسال پیام یادآوری مالی به مشتری در صورتی که فاکتور او تا ۳ روز پس از صدور تسویه نشده باشد.
نحوه استفاده در سیستم:
- از منوی تنظیمات مدیریت، به بخش «عملیات خودکار و اتوماسیون» بروید.
- روی دکمه «+ تعریف سناریو جدید» کلیک کنید.
- یک «رویداد یا ماشه (Trigger)» انتخاب کنید؛ یعنی کاری که سیستم باید منتظر رخ دادن آن باشد (مثلاً: ثبت مخاطب جدید، صدور فاکتور، یا تغییر وضعیت نوبت).
- «شرایط» مورد نظر را تعیین کنید (مثلاً: فقط اگر دپارتمان برابر با "بخش زیبایی" بود).
- «عملیات» نهایی را مشخص کنید؛ یعنی واکنشی که سیستم باید نشان دهد (مثلاً: ارسال پیامک با الگوی شماره ۳، یا ارجاع تیکت به کارشناس پشتیبانی ارشد، یا پاسخگویی با هوش مصنوعی).
- پس از فعالسازی سناریو، سیستم به صورت شبانهروزی کارهای شما را رصد کرده و اقدامات را با دقت صدم ثانیه به صورت خودکار انجام میدهد.